Documentazione
Preposto
Il ruolo del preposto è quello di svolgere tutta quella serie di compiti assegnai dallo statuto, in osservazione alla massima diligenza professionale. Le funzioni principali di un preposto solo quelle di:
- Stabilire le procedure amministrative e contabili;
- Amministrare il bilancio
- Applicare le procedure di riferimento;
- Provvedere alla redazione della documentazione interna all’azienda come previsto dal regolamento CE n. 1606 del 2002 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 19 luglio 2002.
Congiuntamente con il preposto, anche l’organo amministrativo delegato si occuperà delle mansioni del primo. In caso di opinioni opposte, sono rese attestazioni separate, ed il preposto provvederà a fornire un’informativa appositamente relazionata da somministrare al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale. Quest’ultimi provvederanno anche alla verifica dell’esercizio del ruolo del preposto e che non commenta azioni al di fuori della propria competenza.
Le procedure amministrativo-contabili
Tra le varie mansioni che riguardano tale ruolo, uno dei compiti principali è quello di vigilare qualitativamente e quantitativamente sui processi di formazione del bilancio, sia di esercizio che consolidato, e sulla predisposizione delle documentazioni. Le procedure stabiliti dal preposto devono essere approvate e devono descrivere delle attività di controllo per le corrette modalità di acquisizione, conservazione e trasferimento delle informazioni amministrative e contabili.
Tutti gli eventi che possono causare impatti di qualsiasi genere, mancanze o anomalie devono essere verificati dal preposto che potrà richiedere il controllo e la modifica dei processi ai responsabili aziendali.
Ulteriore ruolo per i preposti aziendali è quello di fare riferimento al consiglio di amministratore semestralmente, illustrando la situazione attuale per l’approvazione del bilancio, e all’amministratore delegato, su base continuativa. Tali organi possono richiedere al preposto di riportare specifici fatti, accadimenti o argomenti di rilievo, e viceversa.
Tra gli adempimenti al suo carico vi è la richiesta di diligenza per la natura dell’incarico e dell’attività esercitata, con obbligo di riservatezza sulle informazioni interne e sulle documentazioni dell’azienda.
